Select Page

Aktivitas pencatatan keuangan menjadi hal yang krusial bagi para pelaku bisnis, termasuk pebisnis online. Lewat laporan tersebut, Anda bisa mengetahui kondisi finansial perusahaan, melakukan analisis usaha, ataupun sebagai landasan untuk pengambilan kebijakan. Semua itu bisa Anda lakukan kalau pencatatan dilakukan secara rapi seperti menggunakan aplikasi akuntansi.

Daftar Isi:
1. Perbedaan Aplikasi Akuntansi Berbasis Cloud dengan Aplikasi Keuangan Desktop
2. Keuntungan Menggunakan Aplikasi Akuntansi Berbasis Cloud
   a. Pengeluaran berbasis Pemakaian
   b. Biaya Operasional yang Murah
   c. Tingkat Keamanan Data
   d. Akses Data yang Lebih Mudah
   e. Layanan yang Selalu ter-update
3. Tips Memilih Aplikasi Akuntansi Berbasis Cloud yang Tepat
   a. Biaya
   b. Tingkat Pemakaian
c. Pertimbangan Kebutuhan
4. Fitur Penting yang Harus Diperhatikan saat Memilih Aplikasi Akuntansi Berbasis Cloud
   a. Master Data
   b. Pengelolaan Penjualan
   c. Pengelolaan Pembelian
   d. Manajemen Aset
   e. Perhitungan Serta Pelaporan Pajak
   f. Sensor Keuangan
   g. Sistem Keamanan

Penggunaan software akuntansi untuk melakukan pencatatan keuangan memang lebih efisien dan efektif dibandingkan pencatatan secara manual. Pembukuan dan pencatatan keuangan menggunakan aplikasi bisa Anda gunakan dalam 2 cara. Anda dapat memilih memakai aplikasi keuangan desktop serta aplikasi akuntansi berbasis cloud atau awan.

1. Perbedaan Aplikasi Akuntansi Berbasis Cloud dengan Aplikasi Keuangan Desktop

Aplikasi akuntansi berbasis cloud dan desktop memiliki fungsi yang sama, melakukan pencatatan keuangan. Namun, kedua jenis aplikasi ini memiliki cara kerja yang jauh berbeda.

Software keuangan berbasis desktop dapat digunakan tanpa menggunakan koneksi internet. Anda dapat menjalankan aplikasi ini dalam beberapa komputer menggunakan konfigurasi client-server menggunakan koneksi LAN. Selanjutnya, Anda hanya terbatas bisa menggunakannya pada komputer yang telah terinstal aplikasi akuntansi.

Sementara itu, aplikasi keuangan berbasis cloud tidak membutuhkan keberadaan komputer untuk server. Untuk pengoperasian aplikasi berbasis cloud ini, Anda memerlukan jaringan internet yang andal. Dengan begitu, aplikasi ini dapat dijalankan di mana saja menggunakan perangkat apa saja.

2. Keuntungan Menggunakan Aplikasi Akuntansi Berbasis Cloud

Setelah membaca penjabaran mengenai aplikasi akuntansi berbasis cloud, Anda bisa mengetahui perbedaannya dengan aplikasi keuangan desktop. Dengan cara kerja seperti ini, software akuntansi cloud memberikan banyak keuntungan, di antaranya adalah:

a. Pengeluaran Berbasis Pemakaian

Ketika Anda menggunakan aplikasi keuangan desktop, Anda perlu melakukan investasi awal dalam jumlah besar. Investasi awal ini diperlukan untuk memperoleh lisensi aplikasi, komputer, serta berbagai perangkat pendukung yang diperlukan.

Kondisi ini sangat kontras kalau dibandingkan dengan aplikasi akuntansi berbasis cloud. Anda hanya perlu mengeluarkan biaya untuk setiap pemakaian aplikasi. Berbeda dengan konsep pembelian lisensi pada aplikasi keuangan desktop, aplikasi akuntansi cloud merupakan layanan berbasis langganan.

Anda bisa menjumpai penggunaan layanan akuntansi berbasis cloud yang ditawarkan dengan program langganan per bulan atau per tahun. Selanjutnya, Anda bisa melakukan evaluasi apakah penggunaan aplikasi tersebut mampu meningkatkan kinerja bisnis. Kalau tidak, Anda dapat berhenti berlangganan dan mencari aplikasi lainnya.

b. Biaya Operasional yang Murah

Ketika menggunakan aplikasi keuangan desktop, Anda perlu mengeluarkan biaya operasional yang tak sedikit. Biaya tersebut diperlukan untuk berbagai hal, termasuk di antaranya adalah komputer server, biaya perawatan, serta pengeluaran tak terduga ketika ada kerusakan pada hardware.

Situasi ini tidak akan Anda hadapi ketika menggunakan software akuntansi cloud. Bahkan, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya pengeluaran sepeser pun. Pengelolaan server akuntansi cloud sepenuhnya menjadi tanggung jawab vendor aplikasi. Kalaupun terdapat permasalahan, Anda bisa menghubungi pihak vendor untuk penyelesaiannya.

Satu-satunya biaya pengeluaran yang harus Anda keluarkan ketika menggunakan aplikasi akuntansi online adalah biaya internet. Namun, pengeluaran ini sudah menjadi satu paket dengan biaya internet perusahaan secara keseluruhan.

c. Tingkat Keamanan Data

Data keuangan perusahaan merupakan jenis data penting yang harus dilindungi seketatnya. Ketika menggunakan aplikasi keuangan desktop, Anda harus menyiapkan sistem keamanan digital yang andal. Dengan begitu, data bisa terhindar dari serangan hacker. Tak hanya itu, Anda juga perlu siap dalam menghadapi situasi tak terduga, seperti ketika sistem mengalami kegagalan atau sarana penyimpanan data rusak atau terbakar.

Penggunaan aplikasi berbasis cloud bisa meminimalkan terjadinya risiko hal-hal yang tak diinginkan tersebut. Vendor aplikasi akuntansi berbasis cloud memberi jaminan keamanan data kepada para pengguna layanannya. Sistem mereka aman dari serangan para hacker. Tak hanya itu, vendor aplikasi juga memiliki kesiapan dengan sistem backup yang berlapis untuk menghadapi beragam jenis situasi tak diinginkan.

d. Akses Data yang Lebih Mudah

Keuntungan selanjutnya yang bisa didapatkan dari penggunaan aplikasi akuntansi online berbasis cloud adalah kemudahan dalam mengakses data. Hal tersebut dapat Anda lakukan saat berada di kantor, rumah, serta ketika tengah berada di taman atau kafe. Kemampuan ini membuat tenaga keuangan perusahaan bisa melakukan analisis kondisi keuangan perusahaan terkini dengan lebih cepat dan mudah.

e. Layanan yang Selalu ter-Update

Teknologi selalu berkembang. Namun, bagi para pengguna aplikasi keuangan desktop, perkembangan teknologi baru bisa dinikmati kalau vendor sudah menyediakan update terbaru. Selain itu, Anda juga harus melakukan proses pembaruan secara manual untuk bisa mendapatkannya. Hal yang tak mengenakkan lagi, terkadang pembaruan yang didapatkan ternyata malah memperburuk kinerja aplikasi.

Kondisi seperti ini tidak akan Anda temukan ketika menggunakan aplikasi keuangan online berbasis cloud. Anda tidak perlu melakukan pembaruan secara manual. Semuanya sudah dilakukan secara otomatis oleh pihak vendor. Kalaupun ada bug pada pembaruan yang mereka sediakan, perbaikannya dilakukan dengan secepatnya.

3. Tips Memilih Aplikasi Akuntansi Berbasis Cloud yang Tepat

Anda sudah mengetahui keuntungan yang bisa didapatkan bagi para pebisnis online ketika menggunakan aplikasi akuntansi berbasis awan. Namun, Anda akan dihadapkan dengan begitu banyak pilihan aplikasi keuangan online di internet. Untuk bisa memilih software yang tepat, ada 3 pertimbangan utama yang harus Anda perhatikan, yakni:

a. Biaya

Pertimbangan pertama yang harus Anda perhatikan dalam memilih aplikasi akuntansi cloud adalah biaya. Anda bisa menjumpai pilihan aplikasi keuangan berbasis awan dengan fitur dasar yang murah. Selain itu, Anda juga bisa menjumpai aplikasi dengan beragam add-on yang dipatok dengan biaya berlangganan lebih tinggi.

Anda perlu mengetahui bahwa vendor aplikasi akuntansi berbasis awan biasa menyediakan paket berlangganan dalam berbagai opsi. Biayanya bervariasi, mulai dari ratusan ribu rupiah hingga jutaan. Terkadang, Anda bisa memperoleh potongan harga kalau memilih biaya berlangganan per tahun.

Paket berlangganan aplikasi akuntansi yang dengan harga mahal, biasa disertai dengan fitur yang lebih lengkap. Fitur-fitur tersebut di antaranya adalah, monitoring penjualan, manajemen inventory, reminder utang piutang, pengelolaan pajak, dan sebagainya.

Selain itu, ada pula vendor aplikasi akuntansi yang menyediakan produknya secara gratis. Hanya saja, akses gratis menggunakan aplikasi berbasis cloud tersebut memiliki fitur yang terbatas atau ada limitasi tertentu, seperti batasan jumlah pengguna, klien, ataupun transaksi. Keberadaan aplikasi keuangan versi gratis ini secara khusus sangat berguna bagi pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) yang punya data terbatas.

b. Tingkat Pemakaian

Selanjutnya, tingkat pemakaian menjadi pertimbangan yang tidak kalah penting. Anda harus memastikan bahwa aplikasi yang dipilih, memenuhi kriteria cara penggunaan yang sesuai. Faktor yang berpengaruh pada cara pemakaian aplikasi di antaranya:

 •   Dukungan akses multiuser

Mayoritas aplikasi akuntansi memungkinkan Anda untuk bisa menggunakan layanan tersebut bersama dengan pengguna lain. Anda dapat mengundang pengguna lain pada sistem aplikasi dan sekaligus mengontrol data yang dapat mereka lihat. Selain itu, Anda juga bisa mengatur tugas yang perlu mereka jalankan.

Sebagai contoh, Anda bisa saja memberi akses penuh kepada partner bisnis ataupun tenaga akuntan pada aplikasi. Sementara itu, para karyawan memiliki akses yang terbatas, hanya untuk memonitor aktivitas kerja serta membuat invoice untuk konsumen.

Fitur penambahan pengguna pada aplikasi akuntansi online ini terkadang bisa Anda dapatkan secara gratis. Namun, vendor aplikasi biasanya menyediakan paket berlangganan dengan pembatasan jumlah pengguna. Semakin tinggi biaya berlangganan, semakin banyak pula pengguna yang bisa Anda undang.

  • Penggunaan untuk beberapa usaha sekaligus

Bagi Anda yang memiliki beberapa usaha online, melakukan pemisahan pencatatan keuangan harus dilakukan. Pada kondisi seperti itu, Anda tentunya ingin melakukan pencatatan yang ringkas.

Anda bisa menjumpai vendor aplikasi akuntansi online yang memungkinkan penggunanya untuk melakukan pencatatan keuangan beberapa usaha tanpa biaya tambahan. Kalau fitur seperti ini tidak Anda jumpai, solusinya adalah dengan melakukan registrasi akun baru untuk setiap usaha yang dimiliki.

  • Kemudahan pemakaian

Bagi para pebisnis online, menjalankan aktivitas usaha tidak selalu harus di kantor. Anda bisa saja melakukannya ketika di tengah jalan, di kafe, ataupun di rumah. Aplikasi akuntansi yang Anda pakai juga harus memenuhi tuntutan pemakaian seperti itu.

Cara penggunaan yang fleksibel tersebut menjadi nilai tawar utama dari aplikasi akuntansi berbasis awan. Namun, tidak ada salahnya kalau Anda mempertimbangkan aplikasi yang menyediakan aplikasi mobile yang dapat dibuka lewat smartphone.

Lalu, bagaimana kalau aplikasi akuntansi berbasis awan yang dipilih ternyata tidak memiliki aplikasi mobile secara khusus? Hal ini sebenarnya tidak terlalu bermasalah. Hanya saja, Anda harus memastikan bahwa aplikasi akuntansi online yang dipakai memiliki tampilan mobile friendly.

c. Pertimbangan Kebutuhan

Pertimbangan yang ketiga, Anda harus menyesuaikan aplikasi dengan kebutuhan usaha. Bagaimana cara agar Anda bisa mengetahui kebutuhan aplikasi akuntansi? Ada beberapa imbauan yang bisa Anda lakukan, yakni:

  • Bekali diri dengan kemampuan akuntansi

Keberadaan aplikasi keuangan memang sangat membantu Anda dalam melakukan pencatatan finansial perusahaan. Namun, Anda juga tetap harus membekali diri dengan (6-army, jago akuntansi hanya dalam 1 jam dengan 4 langkah berikut) pengetahuan terkait akuntansi. Dengan modal pengetahuan akuntansi tersebut, Anda bisa menilai kualitas sebuah aplikasi dengan lebih tepat.

Ada beberapa cara yang bisa Anda pilih untuk mendapatkan pengetahuan tentang akuntansi. Anda bisa memilih membaca buku, mengikuti kursus, ataupun memanfaatkan informasi yang ada di internet.

  • Lakukan komunikasi dengan tenaga akuntan dan staf

Cara berikutnya yang bisa Anda lakukan untuk mengetahui kebutuhan aplikasi akuntansi usaha adalah dengan membicarakannya dengan tenaga akuntan serta staf. Komunikasi dengan tenaga akuntan bisa membantu Anda untuk memperoleh pertimbangan mengenai aplikasi akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis online.

Selain itu, komunikasi dengan para staf juga menjadi hal yang tak kalah pentingnya, terutama para karyawan yang terlibat dengan perlengkapan teknologi informasi perusahaan. Dari sini, Anda bisa mengetahui ada tidaknya permasalahan ketika Anda memilih sebuah aplikasi akuntansi. Dengan pengetahuan teknologi informasi yang mereka miliki, Anda bisa memperoleh gambaran mengenai performa hardware dalam menjalankan aplikasi akuntansi.

4. Fitur Penting yang Harus Diperhatikan Saat Memilih Aplikasi Akuntansi Berbasis Cloud

Dengan mempertimbangkan keuntungan yang bisa didapatkan, aplikasi akuntansi berbasis cloud jauh lebih unggul dibandingkan aplikasi keuangan desktop. Anda pun sudah mengetahui pertimbangan yang perlu diperhatikan dalam memilih aplikasi keuangan terbaik. Nah, hal yang tak kalah pentingnya, Anda juga perlu mempertimbangkan fitur penting membuat proses pembuatan laporan jadi begitu mudah.

Nah, berikut ini adalah fitur penting yang harus Anda pertimbangkan untuk memudahkan proses pembuatan laporan dalam aplikasi akuntansi berbasis cloud:

a. Master Data

Anda harus memastikan bahwa aplikasi akuntansi mendukung penggunaan master data yang komprehensif. Anda tidak hanya perlu memasukkan informasi dasar tentang perusahaan, seperti data perusahaan, data akun dan saldo awal, data karyawan, ataupun data aset. Anda juga perlu mempertimbangkan adanya master data berupa data produk, data pemasok, data pelanggan, serta data pajak.

b. Pengelolaan Penjualan

Aplikasi akuntan yang Anda pilih juga harus punya fitur dalam mengelola penjualan dengan cara ringkas. Pastikan bahwa Anda bisa membuat jurnal penjualan yang tak hanya mencatat penjualan secara tunai, tetapi juga penjualan secara tempo.

Kemampuan mengelola penjualan dalam aplikasi juga harus mampu memberi informasi piutang secara menyeluruh. Dengan begitu, Anda bisa mengetahui rincian piutang, baik terkait jumlah ataupun waktu jatuh temponya.

c. Pengelolaan Pembelian

Seperti halnya pengelolaan penjualan, aplikasi akuntansi juga harus punya kemampuan komprehensif dalam mengelola pembelian. Anda perlu memastikan bahwa aplikasi dapat mencatat pembelian secara tempo ataupun tunai.

Selain itu, aplikasi keuangan yang Anda pakai juga harus disertai dengan kemampuan dalam mengelola utang. Anda bisa menjumpai beberapa aplikasi akuntansi yang memiliki fitur reminder utang dan piutang yang berguna untuk bisa membantu kelancaran kas perusahaan.

d. Manajemen Aset

Fitur yang memberi kemudahan dalam pengelolaan aset perusahaan juga menjadi pertimbangan penting untuk bisa membuat laporan keuangan lebih mudah. Aplikasi keuangan yang Anda pakai tidak hanya harus bisa mengidentifikasi semua aset milik perusahaan, baik aset yang berwujud ataupun tidak berwujud. Selanjutnya, Anda dapat melakukan perhitungan valuasi dari masing-masing aset.

e. Perhitungan Serta Pelaporan Pajak

Keberadaan aplikasi juga harus memberi kemudahan kepada Anda dalam menghitung serta melaporkan pajak yang perlu dibayarkan kepada negara. Anda harus memastikan bahwa fitur perhitungan dan pelaporan pajak pada aplikasi berjalan secara akurat. Selanjutnya, Anda pun bisa menjadi seorang wajib pajak yang baik dengan melakukan pelaporan dan pembayaran pajak secara rutin.

f. Sensor Keuangan

Aplikasi keuangan tak hanya berguna untuk menampilkan laporan keuangan secara menyeluruh. Anda juga perlu memastikan bahwa aplikasi akuntansi online yang dipakai dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan diagnosis kesehatan bisnis.

Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk melakukan hal ini, di antaranya adalah, melakukan komparasi antara keuntungan bersih dengan operating cash flow,  perbandingan cash flow in dan out, rasio likuiditas, dan lain-lain.

g. Sistem Keamanan

Fitur yang tak kalah penting dan harus Anda perhatikan ketika memilih aplikasi akuntansi adalah terkait keamanannya. Anda harus memastikan bahwa aplikasi punya fitur melakukan backup data secara otomatis. Selain itu, aplikasi dengan kemampuan melakukan pelacakan audit bisa membantu Anda untuk mendeteksi adanya aktivitas fraud yang bisa merugikan perusahaan. 

Dengan begitu banyaknya aplikasi akuntansi berbasis cloud yang bisa Anda temukan, tidak semuanya dapat memenuhi pertimbangan serta kriteria yang sesuai. Pilihan aplikasi keuangan terbaik hanya bisa Anda peroleh lewat penggunaan aplikasi Finata.

Aplikasi keuangan online Finata memungkinkan Anda untuk bisa membuat laporan keuangan dengan begitu mudah. Fitur yang tersedia di Finata begitu lengkap. Menariknya lagi, biaya yang perlu Anda keluarkan untuk menggunakan Finata juga tidak terlalu besar. Bahkan, pelaku UMKM punya kesempatan untuk menggunakan aplikasi ini secara gratis. Mau?